Fremdsprachensekretär (w/m/d)

Helmholtz Centre Potsdam - German Research Centre for Geosciences (GFZ)

Potsdam, Germany

Area of research:

Administrative staff



Job description:

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum (GFZ) ist das nationale Forschungszentrum für Geowissenschaften in Deutschland. Mit rund 1260 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (inklusive Gästen) betreibt das GFZ interdisziplinäre Forschung zum „System Erde“ sowie zum Einfluss des Menschen auf den Planeten. Als Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft ist es Teil der größten deutschen Wissenschaftsorganisation. Für die Sektionen 2.2 „Geophysikalische Tiefensondierung" und 2.7 „Oberflächennahe Geophysik" suchen wir einen

Kennziffer 2698


Das erwartet Sie:

  • Arbeitsabläufe und Geschäftsverkehr für die Sektionen organisieren, koordinieren und durchführen (Terminkoordination, Post- und Emailbearbeitung, Ablage, Aktenführung und Informationsrecherche)
  • Erledigung von Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzungen und Bearbeitung einfacher fremdsprachlicher Texte nach Bedarf
  • Arbeiten mit SAP-Berichten zur Überwachung der Sektions- und Projektbudgets, Durchführung sowie Nachkontrolle von Bestellungen für die Sektionen
  • Unterstützung von Einstellungsverfahren innerhalb der Sektionen
  • Assistenz der Sektionsleiter inkl. Termin­ und Reiseverwaltung
  • organisatorische Unterstützung für in- und ausländische Gäste
  • Pflege des Internetauftritts der Sektionen und des Departments
  • Unterstützung bei der Verwaltung von Publikationen der Sektionen in der GFZ-Datenbank
  • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, z.B. Konferenzen und Workshops
  • Unterstützung der Sektionsmitglieder bei der Planung von Dienstreisen
  • Assistenz der Departmentleitung

Das bringen Sie mit:

  • abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär (w/m/d) oder kaufmännische bzw. verwaltungsorientierte Ausbildung, mit dem Nachweis, schriftlich und mündlich Sekretariats- und Bürotätigkeiten in Englisch ausüben zu können, oder einer Ausbildung die diese Qualifikationen beinhaltet
  • Kenntnis in Wort und Schrift weiterer Fremdsprachen (spanisch, französisch) ist von Vorteil
  • mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung, möglichst in einer Forschungseinrichtung
  • sicherer Umgang im Internet und mit Textverarbeitungs-, Kalkulations- und Präsentationsprogrammen (z.B. MS-Office-Produkte Word, Excel und Power Point)
  • sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie eine selbstständige und methodische Arbeitsweise werden vorausgesetzt
  • ausgeprägte Fähigkeit zum koordinierenden Handeln sowie mit komplexen Situationen sachlich und zielorientiert umzugehen

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre mit der Option auf Entfristung
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich Teilzeit geeignet.
Ort: Potsdam Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem von spannenden Forschungsprojekten geprägten internationalen Arbeitsumfeld. Dem GFZ ist die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein besonderes Anliegen. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit flexibler Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung. Zudem befindet sich eine Kindertagesstätte auf dem Forschungsgelände.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 27.05.2019 (verlängert). Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online über den Button "Bewerben".

Chancengleichheit ist fester Bestandteil unserer Personalpolitik. Daher begrüßen wir Bewerbungen von qualifizierten Frauen sehr. Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei gleicher Eignung bevorzugt behandelt.

Ihre Bewerbungsunterlagen werden auch im Falle einer erfolglosen Bewerbung für die Dauer von mindestens drei Monaten aufbewahrt.Für telefonische Rückfragen steht Ihnen Frau Buge unter +49 (0) 331-288-28787 gerne zur Verfügung.


Please apply via recruiter’s website.

Quote Reference: 15114207

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